11 tips para una gestión óptima del tiempo en el trabajo
Llega el final de tu jornada laboral y no has hecho ni la mitad de cosas de las que te habías propuesto cuando empezaste. Informes sin realizar, presentaciones sin terminar… Seguramente alguna que otra vez te has visto en esta tesitura. ¿Y si te dijese que con unos cuantos consejos podrías conseguir un aprovechamiento óptimo de tu jornada diaria?
La respuesta a nuestros problemas se encuentra en la gestión o control del tiempo. Suena bien, ¿verdad?. La gestión eficaz del tiempo… Pero, ¿qué demonios significa? Bien, la gestión del tiempo en el trabajo es el proceso por el que una persona divide la duración de las actividades según las tareas que debe realizar.
Si lo traducimos al castellano, es la forma en la que dividimos nuestra jornada para alcanzar nuestros objetivos. Seguro que te suena el videojuego para smartphones “Clash Royale”. ¿Y si te dijese que esta aplicación es un juego de gestión del tiempo? En cada partida tienes tres minutos para derrotar a tu contrincante y para ello debes saber administrar tu tiempo. Si juegas bien tus cartas y consigues un equilibrio entre el ataque y la defensa, ganarás el juego.
Pero, si sigues leyendo este post y pones en uso los principios básicos para la gestión del tiempo que vamos a recomendarte, lo que ganarás será una mejor gestión del tiempo de tus proyectos. Vamos, pues, con esta súper guía de gestión del tiempo.
1. Planifica tu jornada laboral con antelación
Vale, la primera recomendación que te hacemos es bastante obvia. Pero antes de correr tenemos que caminar. Si quieres mejorar tu gestión del tiempo, planifica qué harás antes de comenzar con tu jornada.
Es buena idea si te haces un plan de gestión en papel, porque ayuda a clarificar tu mente. Pero si lo tuyo es el formato online, podrías utilizar herramientas de gestión del tiempo como Google Calendar o Trello, que te permiten organizar por día, en el primer caso y por proyecto en el segundo.
2. Establece prioridades en tus proyectos
Quizás, la virtud más importante para la gestión del tiempo sea saber identificar la importancia que tienen las actividades que debes realizar. Es necesario que tengas un método para establecer prioridades, una dinámica de gestión del tiempo propia.
Aunque eres libre de establecer la gestión del cronograma que te apetezca, te recomendamos organizar tus tareas por categorías, clasificándolas de más a menos importantes.
Por ejemplo, podrías poner a tus tareas una nota según su importancia en el proyecto. Como no es necesario ir del 1 al 10, podemos puntuar las actividades del proyecto de 1 a 5, siendo las del 5 las más importantes y las del 1 las que puedes delegar o dejar para más tarde.
3. Automatiza lo que puedas
La mejor forma que tienes de ganar tiempo en tu día a día es utilizar herramientas que te permitan automatizar tareas y olvidarte de ellas.
Por ejemplo, si buscas facilitar el control de presencia laboral, quizás te interese algún software de registro laboral que permita a los propios empleados controlar sus entradas y salidas. a3gestión del tiempo te permite cumplir con la obligación legal de registrar la jornada de tus trabajadores, además de mejorar la productividad de tu empresa.
4. Evita posponer las cosas
Cuando nos encontramos en pleno trabajo, en ocasiones, podemos encontrarnos con tareas que buscamos evitar a toda costa. Ya sea porque nos aburren o porque no sabemos enfocarlas, tendemos a abandonarlas hasta que sea necesario completar el trabajo. Al final, este problema resulta en una pérdida de los recursos de las actividades.
Sé que es una tarea difícil, pero lo mejor que puedes hacer en estos casos es realizar ese trabajo que evitas el primero.
5. Marca límites de tiempo
Si estableces un plazo de tiempo limitado para una tarea te vuelves más productivo. Herramientas como a3gestión del tiempo te permiten establecer un periodo de tiempo límite para hacer tus tareas.
6. Perfeccionismo no es nuestro objetivo
El perfeccionismo no es bueno. Estar enfrascado demasiado tiempo en una tarea reduce tu productividad y te vuelve ineficiente. Al fin y al cabo, ¿qué es perfección? Si te es difícil definirla, imaginate buscarla.
7. Mira en qué gastas el tiempo
La virtud para una buena gestión del tiempo reside en saber cuánto gastas en las actividades que haces durante tu día a día. No solo en el trabajo, es importante saber cuánto tiempo vas a gastar en comprar el pan, beber café… Así te harás una impresión de lo que tardarás en hacer tus tareas laborales.
8. Descansa y haz que descansen
Tu cuerpo y tu mente necesitan relajarse. Levántate de la silla cada hora para conseguir mejores resultados en tu trabajo.
Si lo tuyo es la dirección del proyecto, es recomendable conocer si los intervalos de descanso de tus empleados son correctos y equilibrados. El registro de la jornada laboral es adecuado para conocer cuánto descansan tus empleados. El sistema de registro a3gestión del tiempo permite que la empresa sea productiva a la vez que evita sobrecargar a los empleados.
9. Trackea el tiempo y tus progresos
Si quieres mejorar tu gestión del tiempo, lo mejor es que midas cuánto tardas en hacer cada cosa. El cronómetro del móvil o un reloj son útiles para esto.
10. La multitarea no te beneficia
Elige una tarea y céntrate solo en ella. Cuando eliminas la multitarea y te centras en una sola actividad consigues mejorar la productividad y el rendimiento.
11. Delega en tus compañeros
Es importante distribuir las cargas de trabajo entre los trabajadores para no sobresaturarlos. No hay que dejárselo todo el becario.
a3gestión del tiempo es una herramienta de registro laboral que permite realizar esta tarea de forma automática, además de controlar los tiempos de cada empleado.
Esperamos haber contestado todas tus preguntas sobre la gestión del tiempo y planificación de tareas. ¿Te ha servido de ayuda este post?