ERP, qué es y por qué debería tener uno en mi empresa
Las siglas ERP responden al inglés “Enterprise Resource Planning”, que en castellano suele traducirse como “Sistema de Planificación de Recursos Empresariales” y como su nombre indica se trata de una serie de herramientas de software empresarial que ayudan a la gestión y control de recursos y procesos en la empresa.
Desde su aparición ya durante la Segunda Guerra Mundial se han ido haciendo cada vez más importantes hasta convertirse en una herramienta de gestión indispensable en la mayoría de las empresas, el estudio elaborado por SoftDoit ‘Estado actual y futuro del software en España 2017’ ya nos marcaba la cifra de que el 79,5% de las empresas españolas utilizaban este tipo de software de gestión. Una cifra como esta deja clara la gran utilidad de las herramientas ERP y su alto grado de implantación en nuestro país.
Estas herramientas permiten automatizar tareas diversas haciendo más sencillo el trabajo diario y mejorando la eficiencia de las empresas que las utilizan y siendo sin duda el tipo de software más utilizado en el mundo empresarial en nuestro país. Actualmente y funcionando como soluciones modulares los ERP son soluciones capaces de abarcar todas las áreas de una organización empresarial: finanzas, contabilidad, facturación, ventas, marketing, logística, producción, inventario, nóminas, etc.
Teniendo en cuenta que pueden funcionar en todas las áreas de la empresa siendo compatibles entre sí e integrándose en una sola herramienta es la empresa la que decide qué módulos implementará en cada momento en función de sus necesidades y de su crecimiento.
Probablemente esta sea la gran ventaja diferencial de un ERP frente a cualquier otro software empresarial, todos los datos que se generen a través de cualquier de los módulos que se utilicen están integrados y conectados, de modo que la información está siempre actualizada y es común a todos los departamentos que estén utilizando la herramienta, proporcionando una visión global sobre la situación de la organización, algo que no es posible con ningún otro tipo de software empresarial.
¿Qué ventajas ofrece un ERP?
- Aumenta el control en todas las áreas, nos permite saber en tiempo real cuáles son los datos de producción, ventas, pagos…
- Garantiza la seguridad de los datos, que suponen nuestro mayor valor, agrupando toda nuestra información de forma trazable.
- Mejora el proceso de toma de decisiones, puesto que dejan de basarse en supuestos o intuiciones y pueden basarse en datos.
- Mejora la planificación al contar con información real procedente de todas las áreas de la empresa, permitiendo realizar estimaciones realistas a futuro.
- Aumenta la productividad, al permitir que toda la organización trabaje con las mismas aplicaciones y automatizar procesos.
- Reduce costes operativos al unir automatización de procesos, aumentos de la productividad y reducción de errores.
- Profesionaliza la empresa, al obligar a que todos los departamentos documente, sistematicen y coordinen sus procesos de trabajo.
¿Qué debo pedir a un software ERP?
- Debe ser adaptable, más allá de sus funcionalidades estándar debe poder adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, tanto presentes como futuras.
- Escalable y Actualizable, a medida que la empresa crece y se transforma su software de gestión también debe hacerlo por lo que siempre debemos trabajar con una herramienta que sea escalable y se adapte a nuestras nuevas necesidades y que esté siempre actualizada.
- Sencillo de integrar, que no cause dificultades a la hora de integrar datos anteriores procedentes de otras aplicaciones.
- Herramienta de Análisis, para que además de almacenar y clasificar mis datos de forma ordenada me permita extraer conclusiones y datos estadísticos de todos los departamentos de la empresa.
- Debe contar con un buen Servicio Postventa, que me permita consultar dudas o resolver cualquier problema técnico que pueda surgir una vez implementado en mi empresa.
- Debe contar con un programa de Formación Continua para los usuarios, especialmente durante la integración y en las actualizaciones que afecten a la usabilidad, garantizando así el máximo rendimiento de la herramienta.
Todas estas ventajas se traducen en resultados tangibles y cuantificables para la empresa en el medio y largo plazo, implantar un ERP supone un cambio en las formas de trabajo a nivel general, creación de nuevos procesos, revisión y digitalización de datos pasados e inversión en la adquisición del software, contar con un proveedor que nos asesore tras realizar un estudio pormenorizado de nuestras necesidades nos ayudará mucho con el cambio, que tras el esfuerzo, veremos dar frutos con creces.