Para qué sirve un programa de gestión documental
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano.
Un sistema de gestión documental gestiona, administra y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
Este sistema de gestión documental se está convirtiendo en una herramienta cada vez más imprescindible para las empresas e instituciones debido a que la información que generan crece exponencialmente y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias.
Una solución de gestión documental garantiza la óptima organización de la información y la gestión eficiente de esta, de forma que se favorece la productividad empresarial.
Algunos datos que respaldan los beneficios de los programas de gestión documental son:
- Reducen en un 10% los costes gracias a tener la información estructura
- Reducen en un 10% los errores en documentos
- Aumentan en un 49% la velocidad de creación de contenidos
Un conflicto importante que se resuelve con una solución de gestión documental son los puntos de información aislada que siempre surgen en las empresas, como por ejemplo el correo electrónico, las carpetas personales, pendrives, etc.
Es importante establecer una forma de trabajar en la cual se favorezca que los usuarios que necesitan la información puedan acceder a ella en tiempo y forma.
Además de esto, la implementación de un gestor documental en la empresa trae consigo toda una serie de beneficios, como, por ejemplo:
- Ahorro de costes: Al no tener los documentos en papel, se reducen los espacios donde conservarlos y con ello también el resto de costes que lleva asociados: archivar, imprimir, fotocopiar…
- Ahorro de tiempo: Tener la documentación en digital y en un mismo repositorio hace que sea más fácil de encontrar y recuperar, agilizando los procesos dentro de la organización, incluida la respuesta a los clientes.
- Mayor productividad: Relacionado con el punto anterior, la eficiencia en la gestión de la información reduce los tiempos de búsqueda y creación y por consiguiente los de respuesta.
- Seguridad: Los gestores documentales ya traen implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo, la RGPD a través del acceso controlado al repositorio.
- Reducción del riesgo: Trabajar con un gran volumen de información impresa implica un riesgo a perderlo, romperlo, el deterioro… si hablamos de documentación sensible o restringida, este riesgo es aún mayor.
- Movilidad: El continuo avance tecnológico hace que sea prácticamente indispensable la movilidad para poder estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar a la información.