5 claves para gestionar los gastos de manera eficaz
El primer paso para gestionar los gastos de manera eficaz es conocer los tipos de gastos que tenemos en nuestra empresa, siendo exhaustivos con la clasificación podríamos dividirlos en 5 tipos:
- Gastos variables: son aquellos que dependen de la actividad de la empresa. En función de la actividad que estemos teniendo se generan estos gastos o no, por ejemplo la compra de materia prima es un gasto habitual, pero no constante, por lo que es un gasto variable.
- Gastos fijos: son aquellos que se mantienen aunque la empresa no tenga beneficios. Están siempre ahí, tales como alquileres, mantenimientos, tributos e impuestos. A la hora de aplicar una política de reducción del gasto en la empresa los costes fijos serán los primeros que debamos afrontar e intentar variabilizar, con el fin de dar flexibilidad a nuestra estructura de costes.
- Gastos mixtos: son los que combinan una parte fija con una parte variable.
- Gastos directos: son los gastos determinados por la producción de los bienes o servicios a los que se dedica la empresa.
- Gastos indirectos: no están relacionados directamente de la producción, pero son necesarios para la misma.
<< Debemos tener claro que nuestro sistema contable esté actualizado y que centralice toda la actividad de la empresa>>
Una vez tenemos claros los tipos de gastos que tenemos en nuestra empresa deberemos clasificar nuestros propios gastos, para tener un control de los mismos y evaluar en qué partidas podemos ahorrar en la elaboración de nuestro presupuesto.
Es imprescindible que nuestra información contable esté actualizada y muestre la realidad del negocio, los datos tienen que ser fiables para que la toma de decisiones esté basada en la realidad de la empresa..
5 claves para la gestión de gastos:
- ¿Dónde está el gasto?
El primer paso es hacer un estudio pormenorizado de los gastos y su justificación. Deberás llevar a cabo este estudio en cada uno de los departamentos de la empresa para poder definir qué gastos son imprescindibles y cuáles son superfluos. - ¿Qué parte del gasto está vinculado a la masa salarial?
Es importante contar con una buena definición de puestos en la empresa para poder llevar a cabo una política retributiva basada en la equidad. - ¿Existe una política de gastos?
Debe existir una política de gastos definida y todos los trabajadores deben conocerla, deben tener claro que están autorizados a pagar y los límites de gasto, así como la documentación que deben aportar para su justificación. - ¿Están asignados los gastos a partidas contables diferenciadas?
Todos los trabajadores, además de ser conocedores de la política general de gastos deben conocer a qué partida de gastos corresponden aquellos que generan, comprobando que toda acción de pago va asignada a un concepto. - ¿Cuentas con una herramienta desde donde controlar estos gastos?
La opción más sencilla para llevar a cabo un correcto control de los gastos es contar con una herramienta que permita descentralizar la gestión, donde cada trabajador pueda imputar sus gastos a las partidas correspondientes, sin crear cuellos de botella en el departamento de administración para su gestión.
Habrá gastos que se produzcan de manera periódica y otros de manera puntual, y deberemos ser capaz de distinguirlos. Para ello, habrá que llevar un seguimiento de los gastos con el fin de periodificar aquellos que no sean constantes para así anticiparnos a ellos independientemente de cuando se produzca el pago.
Por último, es conveniente dotar una provisión cuando existan gastos originados en el mismo ejercicio o en el anterior, pérdidas o deudas cuyo importe es conocido o se puede estimar con facilidad. De esta manera, nos aseguraremos de que en el momento en el que tengamos que hacer frente a esos gastos contaremos con los recursos suficientes.
Elaborar un presupuesto supone anticiparse, prever gastos, ingresos, etc. Al final del año deberás comparar como habéis ido con respecto a la planificación. Si no lo haces, de poco habrá servido.
Cuando lo hagas se crítico y extrae conclusiones y aprendizajes para el próximo año.
Recuerda que una buena planificación y disciplina a la hora de seguir lo establecido es clave para sacar el máximo provecho de los recursos disponibles.