Cómo gestionar de forma eficiente las vacaciones de los trabajadores
A pesar de que la gestión de las vacaciones de los trabajadores es competencia exclusiva de la empresa, la regulación expone bases claras que deben respetarse.
- Las vacaciones han de ser un período pactado en convenio colectivo o contrato individual y, en ningún caso, puede ser inferior a 30 días naturales por año trabajado.
- Nunca pueden ser sustituidas por un pago, excepto por cese de contrato en caso que el trabajador no haya podido disfrutar de los días de vacaciones.
- Se trata de un acuerdo entre empresario y trabajador que debe ser conocido por ambas partes con dos meses de antelación al disfrute del período.
- En caso de que el período vacacional coincida con una incapacidad temporal que deriva en baja, las vacaciones se deberán reubicar en una fecha posterior al alta del trabajador.
Teniendo en cuenta y respetando estas normativas, en todas las empresas se deben establecer una serie de criterios para gestionar las vacaciones de los empleados sin que el departamento de Recursos Humanos se vea abrumado con todas las peticiones de los trabajadores.
3 consejos para mejorar la gestión de las vacaciones
Establecer un orden de prioridad:
En las empresas, se pueden establecer criterios de prioridad por los cuales un empleado puede elegir sus vacaciones antes que otros o que, para que la empresa, en caso de conflicto pueda seguir unas pautas para aceptar o rechazar peticiones de vacaciones. Algunos ejemplos de estos criterios son:
- Empleados con hijos: Para favorecer la conciliación familiar, muchas empresas favorecen a los trabajadores con hijos en edad escolar el poder pedir sus días libres para poder acomodarlas a las vacaciones escolares.
- Antigüedad en la empresa: Otro criterio que puede usarse con la finalidad de compensar la fidelidad del trabajador, en la que aquellos trabajadores que llevan más tiempo en la empresa son los primeros en escoger.
Sean cuales sean los criterios que la empresa decida usar, los empleados deberán conocerlos para que no haya conflictos y de esta manera puedan adaptarse y organizarse y evitar malentendidos posteriores.
Conocer lo que establece cada convenio y contrato:
Son muchas las empresas que establecen de normas en cuanto a las fechas en las que se pueden disfrutar las vacaciones; la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que por previsión de un alto volumen de trabajo, sea necesario que todos los trabajadores estén disponibles, o, por lo contrario, que las vacaciones deban estar comprendidas en fechas en las que la empresa cierre o se prevea un bajo volumen de trabajo.
Sea cual sea el caso, esta información debe aparecer en el contrato y el empleado debe conocerla.
Contar con el programa adecuado de gestión de Recursos Humanos:
La gestión de las vacaciones será mucho más sencilla contando con una herramienta adecuada para poder gestionar de forma eficiente la información y llevar a cabo los consejos y pautas anteriores.
Son muchas las empresas que gestionan el proceso a través de hojas de Excel, donde planifican los días libres de los trabajadores, a simple vista puede parecer sencillo y buena idea, pero a largo plazo resulta insostenible.
Este tipo de plantillas suelen quedar obsoletas rápidamente si no se actualizan con cierta periodicidad y nos arriesgamos a una pérdida de datos o una duplicidad que puede causar conflictos. Lo mejor para poder optimizar y llevar con seguridad el proceso de gestión de ausencias es contar con un software de RRHH que permita la automatización de este proceso, tanto para la empresa como para el empleado.