Contabiliza tus facturas digitalizadas con software a medida
Las complejidades del tejido empresarial del siglo XXI, junto con las exigencias, tanto legislativas como sociales de un mundo hiperconectado, han obligado a que las empresas deban reaccionar con rapidez en lo que se refiere a contabilizar las facturas digitalizadas y la manipulación de datos de carácter privado.
Los programas informáticos de contabilidad y facturación facilitan la gestión de las facturas.
Se posicionan como una solución que, gracias a la personalización de los módulos que componen este software, ayudan a continuar con la evolución del soporte en papel al formato digital en una empresa. Garantizando simplicidad y eficiencia por una escasa inversión monetaria.
¿Por qué es importante digitalizar los documentos financieros de tu negocio?
Desde 2015, en España es obligatorio que las empresas hagan uso de la factura digital para trabajar como proveedor Administración Pública. Pero, también, muchos sectores del retail utilizan esta forma de gestión de facturas en un intento de prepararse ante nuevas legislaciones que les obliguen a adaptarse a su uso.
El Gobierno italiano, por ejemplo, ya aplica la exigencia de generar factura online a todas las empresas del país desde el pasado 1 de enero. Una situación que podría extenderse rápidamente por el resto del continente.
Por otra parte, emplear un software para digitalizar facturas ofrece ventajas para la gestión de las finanzas y contabilidad en una empresa.
La automatización de estos procesos ayuda a aumentar la agilidad con la que se procesan los datos y se toman decisiones productivas.
Además, digitalizar documentos ofrece una mejora en la seguridad con la que se almacenan los datos. En la sincronización automática de datos en la nube no perdemos información y no es tan sencillo destruirla como en papel.
Automatizando tu base de datos con un módulo de administración y gestión, tu negocio puede conseguir reducir el consumo de papel, incluso puedes facilitar la gestión y mecanización de la información.
Por supuesto, estas facilidades también conllevan una reducción de costes y tiempo.
Y todas estas ventajas las consigue tan solo aplicando a la empresa una mejora para el servicio al cliente que, además, ayudará facilitar la lucha contra el fraude fiscal.
Todo son ventajas.
¿Qué cuestiones debo tener en cuenta al elegir un programa de facturación para empresas?
Los programas para digitalizar documentos financieros se codifican para automatizar la gestión de la información de forma rápida a través del ordenador.
El formato de los documentos, una vez ha pasado por el escáner de datos, es el XML. Se llaman facturas estructuradas.
Cuando el programa recibe la información la codifica automáticamente, registrando y archivando su contenido.
Por supuesto, existe una versión de factura digital no estructurada, que se realiza a mano y cuyos datos no se aprovechan de la misma forma al estar en un documento PDF. Una opción que requiere de mucho esfuerzo y que suele necesitar de conocimientos especializados para ofrecer una factura electrónica adecuada.
Lo que debemos tener presente es que el software para digitalizar facturas recoja todos los requisitos de la factura digital que exige el estado.
Generalmente puedes adaptar el trabajo de este software a tus necesidades, pero es indispensable que contenga la siguiente información:
- Fecha de expedición de la factura
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y receptor de la factura
- Dirección de la empresa
- Número de identificación fiscal del negocio
- Tipo de Operación a realizar
- Importe a Pagar por el cliente
- Datos fiscales y tributarios necesarios (como, por ejemplo, la aplicación del IVA)
Estás herramienta online realizan, además, el tratamiento y análisis de las imágenes (para evitar que pierdan calidad), la inserción de la firma electrónica y el añadido de los metadatos obligatorios (referencia de homologación, marca de tiempo y nombre y número del software homologado por la AEAT). Todos ellos indispensables para cumplir con la Directiva 2014/55/UE de 16 de abril de 2014 de la Unión Europea.
a3ASESOR | scan: la mejor solución que contabiliza facturas digitalizadas
¿Por qué decimos que a3ASESOR | scan es una opción más que interesante como software para digitalizar facturas en tu empresa?
Por su facilidad de integración. Este módulo contable personalizado se integra con otras soluciones de a3ASESOR, adaptándose a los procesos de trabajo ya implantados en tu negocio y utilizando los datos que ya tienes de tus colaboradores para mejorar tu rendimiento profesional.
Procesar documentos con este software homologado para la digitalización certificada de facturas te garantiza eficiencia, además de la seguridad de poder comprobar la calidad de transcripción de los datos escaneados.
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