Conocer (y evitar) los errores más comunes en la gestión de nómina
Los errores en la gestión de nóminas son mayores cuanto más “artesanal” es su gestión. Son muchos los detalles fiscales y contables que hay que tener en cuenta, además de los cambios normativos que se suceden en el tiempo y la necesidad de actualizar las condiciones laborales de tus empleados en distintos momentos en función de cada caso. Estos son los errores más comunes y te explicamos por qué el uso de herramientas de gestión de nóminas puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, invirtiéndolo en tareas más productivas y estimulantes: productividad, motivación, compromiso, employer branding…
Los 3 errores más comunes en la gestión de nóminas
Si quieres mejorar tu gestión de nómina te recomendamos evitar estos errores comunes:
- Trabajar a contrarreloj. Las prisas dan lugar a fallos. Por eso siempre es positivo aprovechar épocas más tranquilas (por ejemplo, los periodos de vacaciones, como el verano) para preparar de forma masiva las nóminas. Dado que la mayoría de la plantilla estará descansando, tendrás más tiempo libre para dar salida a las tareas más mecánicas. Eso sí, no normal (y lo más aconsejable) es preparar los pagos mes a mes, o no programar con demasiados meses vista, dado que la situación del empleado puede cambiar. Tanto las nóminas como la preparación de altas, actualización de la ficha de datos laborales, liquidaciones de IRPF y Seguridad Social, son tareas que conviene llevar a cabo al inicio de cada mes.
- Recalcular nóminas que ya han sido pagadas. Lo mismo se aplica en este punto. Una vez cerrada la nómina, los datos no se pueden modificar, por lo que tampoco es aconsejable recalcular las nóminas ya pagadas. Si, por ejemplo, un empleado a mediados de mes realiza horas extras o tiene una baja médica, los cambios que haya en ese nómina ya cerrada se realizarán y reflejarán en la nómina del mes siguiente.
- Modificación de los datos laborales. Un error muy frecuente consiste en modificar los datos laborales de periodos que ya hayan sido pagados. Lo aconsejable es no hacerlo, de forma que las modificaciones que se quieran hacer se reflejen en las nóminas del mes siguiente como ‘incidencias del mes anterior’. Nos referimos a cambios en el convenio, incidencias aperiódicas, pago de horas extra, bajas médicas, anticipos o retenciones judiciales…
¿Por qué contratar un software para la gestión de nóminas?
La realidad es que la tendencia en los últimos años en el ámbito empresarial y de recursos humanos es optar bien por la externalización de las nóminas o bien (lo que resulta más económico) por la contratación de un software de gestión de nóminas que aligere esta carga y elimine el margen de error. De esta forma se garantiza un cálculo exacto y la actualización constante de las condiciones laborales para restar carga e incertidumbre a los profesionales de los RRHH. La clave está en minimizar el tiempo empleado en tareas administrativas.
Una buena opción es una herramienta que permita gestionar de forma fácil e intuitiva la vida laboral de los trabajadores, aunque pertenezcan a diferentes centros de trabajo. Que nos permite automatizar tareas recurrentes y agilizar los trámites de gestión laboral.
Entre las opciones que podemos encontrar en el mercado nuestra mejor opción estará en soluciones cloud, que no requieran instalaciones ni mantenimiento y que nos permitan acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.