El despacho sin papel, es posible…
La información y los datos son la materia prima de cualquier asesoría o despacho profesional e influye de manera directa en sus estrategias y tomas de decisiones. Es por esto que hace años que las empresas archivan todos los documentos que producen y reciben, aún a sabiendas de que controlarlos y consultarlos no será sencillo si se diera el caso.
La posibilidad de mejorar esta localización de la información, disminuir el espacio y el coste de almacenaje hace que la digitalización completa de los documentos y la eliminación de todos los archivos impresos sea un objetivo a alcanzar por cualquier despacho profesional.
La digitalización de toda la documentación del despacho conlleva, de forma directa, una serie de beneficios:
- Optimización de los recursos.
- Ahorro de tiempos de consulta y respuesta.
- Optimización de los procedimientos de trabajo.
- Aumento de la productividad.
- Disminución de errores.
- Mayor control y seguridad de la información.
¿Es factible un despacho sin papeles?
Conseguir tener un despacho sin papeles es un objetivo inteligente para una asesoría, aunque conlleva cambios profundos y puede ser difícil de alcanzar en el corto plazo. No obstante cada vez existen más herramientas preparadas para hacer de este proceso de digitalización algo ágil y llevadero.
A pesar de que nos centramos en la disminución del uso del papel en las oficinas también debemos tener claro que será solo eso, una disminución y no una desaparición. Aún viviremos durante un tiempo la coexistencia del papel con los nuevos formatos digitales.
Y así debemos afrontar la digitalización, nuestro objetivo debe ser la tendencia a la eliminación de los documentos físicos. No se trata de una obligación a la eliminación total, sino un cambio en el modo de trabajo.
Cada despacho debe plantearse cuáles son los niveles de digitalización que quiere alcanzar y cómo llevará a cabo el proceso, tanto de digitalización de documentos existentes como de generación de documentos nuevos.
Afortunadamente la digitalización de documentos ya no consiste en el escaneo de legajos sino que las herramientas han mejorado y gracias a la IA el procesamiento de estos datos es mucho más sencillo. Contamos, por ejemplo, con herramientas capaces de interpretar y aprender de forma inteligente el contenido de cualquier factura escaneada, siendo capaces incluso de generar de forma directa los asientos contables.