Cómo controlas los costes y gastos de tu empresa
Conseguir el control de costes y gastos resulta en muchos casos muy complicado para la pyme, debemos tener en cuenta que para que este control sea efectivo no solo debemos tener el control de los gastos sino que debemos poder elaborar presupuestos basados en datos que nos permitan mejorar y ajustar nuestra inversión.
La política financiera de una empresa no solo basa su rentabilidad en la reducción de gastos sino que debe optimizar la utilización de sus recursos para aumentar la rentabilidad y poder tener así un crecimiento óptimo.
La pyme confunde en muchos casos gastos y costes, mientras que el coste se relaciona de forma directa con el producto que fabricamos o comercializamos, el gasto está relacionado con la contabilidad de la empresa y debemos saber diferenciar los distintos tipos de gastos que tenemos en nuestra empresa, algo que ya explicamos en el artículo de nuestro blog “5 claves para gestionar los gastos de manera eficaz”
Conocer los costes de la empresa
Puede resultar complicado determinar la rentabilidad de la empresa si no se cuenta con una política de control en la que se realicen presupuestos mensuales y se analicen también de manera mensual. Muchas empresas basan su análisis en los balances anuales y, como consecuencia, les cuesta identificar dónde están realizando gastos innecesarios o dónde podrían estar mejorando su rentabilidad.
El precio de los productos adquiridos viene determinado por el mercado y los proveedores, de manera aislada, no tienen demasiadas posibilidades de influir o incrementar estos precios.
<< Solo se puede mejorar aquello que se puede medir >>
¿De dónde obtenemos entonces la rentabilidad? Esta no dependerá tanto de obtener un mejor precio en la compra de nuestros productos como de gestionar correctamente nuestra empresa: mejorar la productividad en los procesos empresariales, apoyar nuestra estrategia en el uso de tecnología adecuada -tanto en la parte productiva como en la administrativa y de gestión-, adecuar los recursos -llevando un control de stock y un control de necesidades adecuado-, analizar nuestros datos para conocer con exactitud la rentabilidad de cada uno de nuestros productos y/o servicios.
Nuestra contabilidad debe ser analítica y permitirnos determinar la rentabilidad de cada uno de nuestros productos por separado. No contar con el análisis de nuestros propios datos conlleva actuar basando nuestra estrategia en la intuición, lo cual no puede, en ningún caso, garantizar el crecimiento y rendimiento de nuestra empresa.
Tener el análisis y control de estos datos facilitará también la labor de adecuación del personal de la empresa y las contrataciones temporales.
Bases de una política de costes eficaz
- Clasificación de los costes, dividiéndolos en costes directos e indirectos y agrupándolos en función del departamento al que correspondan -imputación-.
- Establecimiento de presupuestos mensuales; es importante crear una dinámica en la que se presupuesten y controlen los costes de manera eficiente.
- Motivar una política de empresa, que parta del equipo directivo e implique a todo el personal, por la que se incentive el aumento de la productividad y la reducción de costes.
- Negociar periódicamente los contratos con proveedores para obtener mejores condiciones en función de nuestra inversión.
- Fomentar opciones de teletrabajo, ya que suponen un ahorro de los costes y un aumento de la productividad.
- Analizar periódicamente los resultados comparándolos con el periodo anterior para conocer sus tendencias y evolución, puesto que la reducción de costes requiere conocer la cuantía y distribución de los mismos.
La externalización de la contabilidad en la empresa
Autónomos y pequeñas empresas optan, sobre todo inicialmente, por llevar de forma autónoma las gestiones fiscales, contables y laborales.
Buscando simplificar costes, eliminan el de la asesoría laboral o fiscal, un error en la mayoría de los casos, puesto que los errores en liquidaciones de impuestos o las notificaciones telemáticas perdidas de Hacienda y la Seguridad Social se suelen pagar caros y con recargos.
Suele ser por esto que transcurre poco tiempo hasta que se produce la externalización de estos servicios. La asesoría laboral, fiscal o contable, es una de las relaciones que con más frecuencia se subcontratan a terceros, asegurándonos la labor de un profesional que además de realizar las tareas nos asesora en materiales que desconocemos y afectan a nuestro negocio.
Puedes conocer las razones para contratar un buen asesor para tu contabilidad en nuestro artículo “Contar con un asesor VS llevar a cabo mi contabilidad”.