La comunicación interna, clave en el desarrollo de rrhh
La comunicación interna nace como respuesta a las necesidades de las compañías por motivar a su equipo y favorecer la retención del talento, que el equipo que trabaja en nuestra empresa esté implicado y motivado con su trabajo nos hará mejorar los resultados.
Muchas empresas ignoran que para ser competitivas han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía.
Lo primero que debemos plantearnos es la introducción del Plan de Comunicación Interna en nuestro Plan Estratégico, no debemos olvidar que transmitiendo correctamente nuestra identidad construiremos la imagen y la reputación que de nosotros queremos dar tanto a nivel interno (orgullo de pertenencia) como externo (legitimación para realizar nuestra actividad) y eso repercute directamente en el desarrollo del negocio.
El Plan de Comunicación Interna debe incluir los cuatro ámbitos de la comunicación organizacional:
- Información, que incluye normas y datos sobre nuestra propia organización.
- Divulgación, donde incluimos las novedades y elementos generados por la organización. Boletines, publicaciones, revistas…
- Formación y socialización, orientada a mejorar el rendimiento y el clima laboral en la empresa, en ella se incluyen también las actividades recreativas o las celebraciones.
- Participación, un lugar donde dar la palabra para que los empleados también sean parte de la comunicación interna de la empresa, motivar a los empleados en la participación activa hará que emitan iniciativas, sugerencias y propuestas que deberemos analizar detenidamente, puesto que proceden de quienes mejor conocen nuestro negocio.
¿Qué figuras deben implantar el Plan de Comunicación Interna en la empresa?
El equipo directivo es el primero que debe apostar por la comunicación como herramienta para el cambio y el crecimiento dentro de la empresa.
Los mandos intermedios son los canalizadores de la información diaria y una valiosa fuente de aprendizaje, su papel es muy relevante en la comunicación y en muchos casos el clima laboral depende de sus habilidades sociales y comunicativas. Uno de los secretos para conseguir una buena comunicación interna es tener mandos intermedios competentes en esta materia.
A pesar de la importancia de los mandos intermedios estos no son más que canalizadores de una propuesta de comunicación ajena, la verdadera responsabilidad sobre la gestión de la Comunicación Interna recae sobre los responsables de comunicación. Un buen líder de comunicación deberá ser accesible a todos los miembros de la organización, especialmente con la dirección de la empresa, emitir mensajes con empatía, con alto conocimiento de la compañía y liderazgo.
Herramientas de comunicación interna
- Comunicación interpersonal: es la comunicación más común y completa puesto que además de ser lenguaje verbal incluye también el lenguaje no verbal, algo que aporta mucha información extra de manera instantánea. Es muy exigente en cuanto al tiempo, pues implica que todas las personas participantes estén en el mismo momento y lugar por lo que debe complementarse con otras.
- Teléfono: es un medio de comunicación directo y cercano y que nos permite conocer la respuesta de nuestro interlocutor con toda la información que aporta la comunicación verbal.
- Videoconferencia: permite establecer comunicación verbal con imagen, situándolo casi a la altura de la comunicación interpersonal, ahorrando los costes que supone la celebración de reuniones a distancia y siendo cada vez más necesaria con la implantación el teletrabajo.
- Correo electrónico: la vía de comunicación por excelencia en las organizaciones hoy en día. La comunicación es ágil y nos permite compartir archivos, así como poder mantener informados por escrito a todas las personas implicadas en mayor o menor medida en el tema que estemos tratando. Su mayor riesgo, que se convierta en un ladrón de tiempo, o que lo convirtamos en el gestor de tareas por el cual regimos la priorización.
- Chat: una vía de comunicación en auge, que permite mantener conversaciones ágiles en las que todo el equipo puede participar. Existen proveedores de este servicio que ofrecen compartir archivos y potentes buscadores para facilitar que se comparta todo tipo de información por este medio.
- Intranet: un lugar donde todos los equipos comparten y consultan la documentación generada por la empresa. La utilización constante produce un aumento de flujo de información mientras se disminuye la cantidad de papel utilizado.
- Portal del empleado: permite la comunicación interna con el departamento de Recursos Humanos a través de diferentes dispositivos, descentralizando las diferentes peticiones al departamento. Facilita las solicitudes administrativas de nóminas y documentación y favorece la planificación de vacaciones y permisos.
- Redes Sociales: LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram, son medios para compartir información bidireccionalmente de un modo cercano y directo entre la empresa y los trabajadores, permitiendo además dar una imagen real de la empresa y su funcionamiento hacia el exterior.
- Blog corporativo: una de las grandes tendencias a nivel mundial aunque aún no demasiado extendida en nuestros país, aporta un valor a añadido a la organización, que comparte públicamente sus conocimientos aunque aún plantea aún varias dudas acerca de su uso: ¿Quién escribe? ¿Lo hace dentro o fuera del horario laboral? ¿Qué contenido queremos que tenga exactamente? ¿Cómo dinamizarlo?
Podemos fomentar el uso tanto de estos como de otros medios de comunicación interna siempre que pongamos el foco en fomentar la comunicación y la participación de nuestros empleados, puesto que son quienes mejor conocen nuestra compañía y quienes más pueden contribuir a nuestro crecimiento.