Cómo implementar un ERP en tu empresa
Un error común a la hora de implementar un ERP en la empresa es pensar que será una responsabilidad del departamento de IT. La realidad es que la implantación de un ERP en la empresa supone un cambio profundo a nivel organizativo y debemos tener claro que afectará a toda nuestra organización.
Antes de comenzar un proceso de implantación de un ERP deberemos realizar un estudio minucioso de nuestras necesidades y recursos y después seguir las siguientes pautas:
- Responsabilidad
La implantación de un nuevo sistema de gestión debe contar con un absoluto compromiso por parte de la dirección de la organización, la dirección es quien tienen la visión estratégica del negocio y la que mejor nos puede ofrecer una visión global de las necesidades.
Se deberá establecer también un equipo responsable del proyecto, que se encargue de involucrar a todas las áreas de la organización y les haga sentir parte del proceso de cambio y que además siga de cerca la evolución del mismo. En este equipo deberán estar involucradas tanto personas de la dirección como el jefe de proyecto que hayamos designado.
El responsable del departamento de IT coordinará las actividades relaciones con las herramientas informáticas y sus usuarios finales. Este deberá siempre ser de ayuda con la planificación tanto temporal como de recursos.
Los usuarios serán el último punto de responsabilidad de la implantación de nuestro sistema por lo que deberemos contar con un equipo que incluya a trabajadores de todos los departamentos que se verán implicados en la utilización del ERP. Serán un eslabón de gran importancia para proporcionar información específica sobre los procesos empresariales al proveedor, de forma que se pueda adaptar la solución al máximo. - Planificación
Debemos tomarnos el tiempo que sea necesario para realizar una planificación intensiva, no por pasar deprisa a la parte práctica seremos más eficientes. Es crítico identificar los procesos que se verán más afectados por el cambio y temporalizarlos. Toda la tarea de auditoría y estudio previo que realicemos nos ayudará a controlar los costes y facilitará la creación de un calendario de implantación lo más realista posible. - Determinación de objetivos
La implementación de un ERP mejora la productividad de la empresa desde el primer momento, ofreciendo resultados tangibles, pero eso no supone que no debamos establecer objetivos para valorar el éxito. Aunque resulte una tarea compleja los objetivos deben marcarse al inicio del proyecto para poder medir así el rendimiento de la inversión realizada.
Todas las partes implicadas en el proceso de implantación deben saber con exactitud cuáles son las metas marcadas y tenerlas siempre como guía durante todo el proceso. - Capacitación
La implantación de un ERP, como decíamos al inicio del artículo, no implica únicamente la instalación de un nuevo software sino que supone un replanteamiento de los procesos de trabajo de todas las áreas de la organización.
Durante el proceso de implementación nuestros empleados deberán utilizar parte de su tiempo en la adquisición de nuevos conocimientos y aptitudes relacionadas con el uso de la herramienta. Es recomendable que la implementación de un ERP no coincida con ningún gran proyecto en curso.
Cuanto mejor se conozcan todas las funcionalidades de la herramienta más eficaz será, no se trata de realizar unas jornadas de formación previa al uso, sino del soporte diario a los usuarios durante todo el proceso de implantación.