Claves para elegir un ERP
Un ERP permite solucionar de manera integral toda la gestión de la empresa, por este motivo debemos tener claras las claves para elegir el software de gestión más adecuado a nuestras necesidades.
Las claves desde las necesidades de la empresa
- Estrategia de negocio: el equipo directivo de la empresa deberá ser el primero en comprometerse con la implantación del nuevo sistema. Será el encargado de tener una visión general de la implantación del nuevo software y será el primer beneficiado en materia de obtención de datos.
La utilización de un sistema ERP integra todos los departamentos de la empresa, reuniendo todos los datos obtenidos en un único lugar, desde donde extraer datos que cuenten con todas las variables que se manejan en la empresa.
Esto nos ayudará a poder mejorar nuestra estrategia de negocio, basando nuestras decisiones y objetivos futuros en datos, y no solo en suposiciones. - Estrategia de implantación: deberemos contar con un equipo que se encargue con la implantación, que comprenda el proyecto y su alcance y que se comprometa con el proyecto.
Si conseguimos que este equipo se mantenga motivado con el cambio y nos ayude a transmitir la nueva filosofía de trabajo la implantación será un éxito. - Gestión del cambio: salir de la zona de confort, de ese terreno de trabajo ya conocido será el mayor reto a la hora de implantar el ERP.
Por naturaleza nos encontramos más cómodos con aquello que ya conocemos y muchas veces nos resistimos a aceptar nuevas herramientas o formas de trabajo aunque seamos conscientes de que objetivamente pueden ser un cambio positivo.
El gran responsable de esta tarea será el equipo de Recursos Humanos, que deberá alinearse con aquellos que estén encargados de dirigir la implantación del nuevo software, siempre buscando que todos los equipos busquen llegar a un mismo punto.
Las claves desde la funcionalidad del ERP
- Funcionalidades: deberemos valorar todas las necesidades de gestión que tenemos en nuestra empresa y asegurarnos de que el ERP puede cumplirlas todas, alcanzando todos departamentos de nuestra empresa. Desde nuestro ERP deberemos unificar facturación, gestión de clientes, producción, gestión de nóminas…
Deberá garantizar además que este software será multidispositivo y que nos asegurará la movilidad y la posibilidad de consulta de datos en tiempo real desde cualquier lugar y dispositivo. - Facilidad de uso: la experiencia de usuario es clave para el éxito de la implantación de un nuevo software de gestión. Será vital para facilitar la gestión del cambio.
Si resulta sencillo de utilizar y no necesita de grandes conocimientos técnicos la implantación será más rápida y los cambios a nivel de productividad y efectividad motivarán al equipo en proceso de cambio. - Escalabilidad: la solución que implantemos no solo debe ajustarse a nuestras necesidades presentes sino también futuras.
Los cambios a nivel tecnológico son rápidos y debemos contar con un software que esté preparado para adaptarse a las necesidades del mercado y los clientes, sin que debamos preocuparnos porque tengamos que reemplazarlo de nuevo en el corto plazo. - Garantizado: debemos escoger un software de gestión que cuente con un respaldo consolidado, casos de éxito y garantías de implantación. Del mismo modo deberá asegurarnos un soporte postventa y sus correspondientes actualizaciones, facilitándonos siempre los cambios.
- Seguro: todas las empresas, en mayor o menor medida manejan datos sensibles que contienen información del negocio. Gestionar toda esta documentación de manera adecuada no solo nos permitirá cumplir con las normativas sino que nos garantizará una mejor gestión de nuestros datos y un mayor conocimiento de nuestros clientes.
EN RESUMEN:
Hemos de valorar todas las opciones en función de nuestras necesidades específicas pero sin perder de vista ninguna de las claves que hemos planteado. La elección de un ERP debe adaptarse a nuestro modelo de negocio, que nos ayude a tomar decisiones estratégicas y a mejorar nuestra competitividad en el mercado.