Contar con un asesor VS llevar a cabo mi contabilidad
Autónomos y pequeñas empresas optan, sobre todo inicialmente, por llevar de forma autónoma las gestiones fiscales, contables y laborales. Buscando simplificar costes, eliminamos el de la asesoría laboral o fiscal, un error en la mayoría de los casos, puesto que los errores en liquidaciones de impuestos o las notificaciones telemáticas perdidas de Hacienda y la Seguridad Social se suelen pagar caros y con recargos.
Suele ser por esto que transcurre poco tiempo hasta que se produce la externalización de estos servicios. La asesoría laboral, fiscal o contable, es una de las relaciones que con más frecuencia se subcontratan a terceros, asegurándonos la labor de un profesional que además de realizar las tareas nos asesora en materiales que desconocemos y afectan a nuestro negocio.
Aquí tienes algunas razones por las que es positivo tener un buen asesor detrás de nuestra actividad económica.
¿Cuánto vale tu tiempo?
Calcula el tiempo que tienes que destinar todos los meses a realizar las tareas que podría hacer cualquier asesoría. Sé honesto y suma en este tiempo todo el que inviertes buceando en cambios normativos y legales, el tiempo que inviertes usando softwares desconocidos o configurando firmas electrónicas o accesos por otros sistemas a la administración electrónica, ¿sigues convencido que ahorras dinero pero no pierdes tiempo?
Errores que se pagan caro.
Cuando se ve por primera vez un modelo 036 o 037 de declaración censal de alta, cumplimentarlos correctamente es todo un reto para aquellos que no son profesionales de la asesoría. La mayor parte de errores que se tienen en este modelo son errores caros, dado que se seleccionan obligaciones fiscales que no corresponden con la actividad real, se encuadran erróneamente las actividades o incluso se clasifica de manera errónea a efectos de IVA la propia actividad.
El coste de las sanciones por no presentar obligaciones fiscales, el encuadramiento erróneo de actividades o generación errónea de contratos laborales tiene sanciones tan importantes que pueden suponer el coste equivalente en la asesoría de entre uno y tres años.
Estos errores por desconocimiento se resuelven sabiendo qué casilla hay que marcar en ese formulario, y eso no es siempre tarea fácil.
Desconocimiento de la actualidad normativa.
Los cambios normativos y legales en materia de actividad económica son constantes, se dan cambios en el calado en materia de cotización, fiscal, contable…
El autónomo o el empresario no disponen del tiempo suficiente para dedicar a estar al corriente de todas las modificaciones normativas que se producen, un punto donde las asesorías demuestran un valor añadido, informando a sus clientes y encargándose de las modificaciones pertinentes en esta materia.
La asesoría del siglo XXI a tu alcance.
Las asesorías y despachos profesionales están en constante transformación y muchos de ellos integran soluciones online, software o sistemas de comunicación avanzados mediante los que puedes aportar la documentación necesaria a través del uso de la App, prácticamente sin tener que visitar el despacho o adaptar horarios con la asesoría.
Todo esto, facilita la relación con los clientes e incluso se introducen mejoras en la gestión propia de la actividad.
¿Vas a dejar todo esto a un lado para seguir facturando en excel y haciendo tus cuentas con una hoja de cálculo?
Cualquier versión actualizada de Excel dispone de plantillas de facturas y a pesar de esto la facturación con Excel resulta muy compleja. Sin duda Excel es probablemente el programa más poderoso y polivalente con el que una empresa puede contar. ¿Quién se atreve a negar la evidencia?
Pero cualquiera que haya tratado de llevar a cabo esta tarea se habrá dado cuenta de que el propio programa muchas veces nos desborda y empleamos gran parte de nuestro tiempo en aprender cosas nuevas y retocar las que habíamos realizado antes.
A pesar de esto una plantilla de facturas de Excel es una opción cómoda y rápida para afrontar la tarea. Si estas es tu opción, deberás tener en cuenta los siguientes puntos:
- La serie numérica has de controlarla manualmente.
- Excel no recuerda clientes, facturas pasadas, productos o servicios e impuestos.
- Las plantillas de factura no están al día de las modificaciones en la normativa de facturación, por lo que has de estar atento.
- Las plantillas de factura de Excel tienen un diseño muy limitado y poco manejable.
- La organización de las facturas no es de lo más óptimo. Más bien es de lo más molesto. No queda otra que abrir una carpeta, ya sea por cliente y año de facturación, e ir almacenando ahí las facturas.
En resumen: facturar con Excel consume tiempo y es trabajoso. Nadie duda de las excelencias de este programa de cálculo para lo que es su cometido principal, por el que se creó, pero cuando toca llevar una facturación ordenada y racional, Excel no resulta la opción más ejemplar.
Las cinco desventajas citadas dejan de serlo con un programa de facturación, que para eso está diseñado: para automatizar tareas, agilizar la gestión de las facturas y ahorrarte tiempo y trabajo.