Per a què serveix un programa de gestió documental
La necessitat d’organitzar la informació és un factor important per a l’èxit d’un creixent nombre de companyies i per això, les còpies en paper estan passant a ocupar un segon pla.
Un software de gestió documental gestiona, administra i controlar el flux de documents dins d’una organització. Es tracta d’una forma d’organitzar els documents i imatges digitals en una localització centralitzada a la qual els empleats puguin accedir de forma fàcil i senzilla.
Aquest sistema de gestió documental s’està convertint en una eina cada cop més imprescindible per a les empreses i institucions pel fet que la informació que generen les companyies creix exponencialment i els antics sistemes d’emmagatzematge presenten masses manques.
Una solució de gestió documental garanteix l’òptima organització de la informació i la gestió eficient d’aquesta, de manera que s’afavoreix la productivitat empresarial.
Algunes dades que recolzen els beneficis dels programes de gestió documental són:
- Redueixen en un 10% els costos gràcies a tenir la informació estructurada
- Redueixen en un 10% els errors en documents
- Augmenten en un 49% la velocitat de creació de continguts
Un conflicte important que es resol amb una solució de gestió documental són els punts d’informació aïllada que sempre sorgeixen en les empreses, com per exemple el correu electrònic, les carpetes personals, pen-drives, etc. És important establir una forma de treballar en la qual s’afavoreixi que els usuaris que necessiten la informació puguin accedir a ella dintre del termini i en la forma que necessiten. A més d’això, la implementació d’un gestor documental en l’empresa porta amb si mateix tota una sèrie de beneficis, com, per exemple:
- Estalvi de costos: El fet de no tenir els documents en paper, es redueixen els espais on conservar-los i amb això, també la resta de costos que porta associats: arxivar, imprimir, fotocopiar…
- Estalvi de temps: Tenir la documentació en digital i en un mateix repositori fa que sigui més fàcil de trobar i recuperar, agilitzant els processos dins de l’organització, inclosa la resposta als clients.
- Major productivitat: Relacionat amb el punt anterior, l’eficiència en la gestió de la informació redueix els temps de cerca i creació i per tant els de resposta.
- Seguretat: Els gestors documentals ja porten implícit el compliment de diverses normatives de seguretat, per exemple, la RGPD a través de l’accés controlat al repositori.
- Reducció del risc: Treballar amb un gran volum d’informació impresa implica un risc a perdre’l, trencar-lo, la deterioració… si parlem de documentació sensible o restringida, aquest risc és encara major.
- Mobilitat: El continu avenç tecnològic fa que sigui pràcticament indispensable la mobilitat per a poder estar connectats en qualsevol moment i en qualsevol lloc a la informació.