ERP, què és i per què hauria de tenir un a la meva empresa
Les sigles ERP responen a l’anglès “Enterprise Resource Planning”, que en català acostuma a traduir-se com a “Sistema de Planificació de Recursos Empresarials” i com el seu nom indica es tracta d’una sèrie d’eines de software empresarial que ajuden a la gestió i control de recursos i processos a l’empresa.
Des de la seva aparició ja durant la Segona Guerra Mundial s’han anat fent cada vegada més importants fins a convertir-se en una eina de gestió indispensable a la majoria de les empreses. L’estudi elaborat per SoftDoit ‘Estat actual i futur del software a Espanya 2017’ ja ens marcava la xifra que el 79,5% de les empreses espanyoles utilitzaven aquest tipus de software de gestió. Una xifra com aquesta deixa clara la gran utilitat de les eines ERP i el seu alt grau d’implantació al nostre país.
Aquestes eines permeten automatitzar tasques diverses fent més senzill el treball diari i millorant l’eficiència de les empreses que les utilitzen i sent, sens dubte, el tipus de software més utilitzat al món empresarial al nostre país. Actualment i funcionant com a solucions modulars els ERP són solucions capaces d’abastar totes les àrees d’una organització empresarial: finances, comptabilitat, facturació, vendes, màrqueting, logística, producció, inventari, nòmines, etc.
Tenint en compte que poden funcionar en totes les àrees de l’empresa sent compatibles entre si i integrant-se en una sola eina és l’empresa la que decideix quins mòduls implementarà a cada moment en funció de les seves necessitats i del seu creixement. Probablement aquest sigui el gran avantatge diferencial d’un ERP enfront de qualsevol altre software empresarial. Totes les dades que es generin a través de qualsevol dels mòduls que s’utilitzin estan integrats i connectats, de manera que la informació està sempre actualitzada i és comuna a tots els departaments que estiguin utilitzant l’eina, proporcionant una visió global sobre la situació de l’organització. Un fet que no és possible amb cap altre tipus de programari empresarial.
Quins avantatges ofereix un ERP?
- Augmenta el control en totes les àrees, ens permet saber en temps real quines són les dades de producció, vendes, pagaments…
- Garanteix la seguretat de les dades, que suposen el nostre valor més important, agrupant tota la nostra informació de forma traçable.
- Millora el procés de presa de decisions, donat que deixen de basar-se en supòsits o intuïcions i poden basar-se en dades.
- Millora la planificació en comptar amb informació real procedent de totes les àrees de l’empresa, permetent realitzar estimacions realistes a futur.
- Augmenta la productivitat, en permetre que tota l’organització treballi amb les mateixes aplicacions i automatitzar processos.
- Redueix costos operatius en unir automatització de processos, increments de la productivitat i reducció d’errades.
- Professionalitza l’empresa, en obligar al fet que tots els departaments documentin, sistematitzin i coordinin els seus processos de treball.
Què haig de demanar a un programari ERP?
- Ha de ser adaptable, més enllà de les seves funcionalitats estàndard ha de poder adaptar-se a les necessitats específiques de cada organització, tant presents com a futures.
- Escalable i Actualitzable, a mesura que l’empresa creix i es transforma el seu software de gestió també ha de fer-ho pel que sempre hem de treballar amb una eina que sigui escalable i s’adapti a les nostres noves necessitats i que estigui sempre actualitzada.
- Senzill d’integrar, que no causi dificultats a l’hora d’integrar dades anteriors procedents d’altres aplicacions.
- Eina d’Anàlisi, perquè a més d’emmagatzemar i classificar les meves dades de forma ordenada em permeti extreure conclusions i dades estadístiques de tots els departaments de l’empresa.
- Ha de comptar amb un bon Servei Postvenda, que em permeti consultar dubtes o resoldre qualsevol problema tècnic que pugui sorgir una vegada implementat a la meva empresa.
- Ha de comptar amb un programa de Formació Contínua per als usuaris, especialmente durant la integració i a les actualitzacions que afectin la usabilitat, garantint així el màxim rendiment de l’eina.
Tots aquests avantatges es tradueixen en resultats tangibles i quantificables per a l’empresa en el mitjà i llarg termini. Implantar un ERP suposa un canvi a les formes de treball a escala general, creació de nous processos, revisió i digitalització de dades passades i inversió en l’adquisició del programari. Comptar amb un proveïdor que ens assessori després de realitzar un estudi detallat de les nostres necessitats, ens ajudarà molt amb el canvi, que després de l’esforç, veurem donar fruits amb escreix.