11 tips per a una gestió òptima del temps en el treball
Arriba el final de la teva jornada laboral i no has fet ni la meitat de coses de les quals t’havies proposat quan vas començar. Informes sense realitzar, presentacions sense acabar… Segurament alguna que una altra vegada t’has vist en aquesta tessitura. I si et digués que amb uns quants consells podries aconseguir un aprofitament òptim de la teva jornada diària?
La resposta als nostres problemes es troba en la gestió o control del temps. Sona bé, veritat?. La gestió eficaç del temps… Però, què dimonis significa? Bé, la gestió del temps en el treball és el procés pel qual una persona divideix la durada de les activitats segons les tasques que ha de realitzar.
Si ho traduïm al català, és la forma en la qual dividim la nostra jornada per a aconseguir els nostres objectius. Segur que et sona el videojoc per a smartphones “ClashRoyale”. I si et digués que aquesta aplicació és un joc de gestió del temps? En cada partida tens tres minuts per a derrotar al teu contrincant i per a això has de saber administrar el teu temps. Si jugues bé les teves cartes i aconsegueixes un equilibri entre l’atac i la defensa, guanyaràs el joc.
Però, si continues llegint aquest post i poses en ús els principis bàsics per a la gestió del temps que et recomanarem, el que guanyaràs serà una millor gestió del temps dels teus projectes. Anem, doncs, amb aquesta súper guia de gestió del temps.
1. Planifica la teva jornada laboral amb antelació
D’acord, la primera recomanació que et fem és bastant òbvia. Però abans de córrer hem de caminar. Si vols millorar la teva gestió del temps, planifica què faràs abans de començar amb la teva jornada.
És bona idea si et fas un pla de gestió en paper, perquè ajuda a aclarir la teva ment. Però si el teu és el format online, podries utilitzar eines de gestió del temps com Google Calendar o Trello, que et permeten organitzar per dia, en el primer cas i per projecte en el segon.
2. Estableix prioritats en els teus projectes
Potser, la virtut més important per a la gestió del temps és saber identificar la importància que tenen les activitats que has de realitzar. És necessari que tinguis un mètode per a establir prioritats, una dinàmica de gestió del temps pròpia.
Encara que ets lliure d’establir la gestió del cronograma que et vingui de gust, et recomanem organitzar les teves tasques per categories, classificant-les de més a menys importants.
Per exemple, podries posar a les teves tasques una nota segons la seva importància en el projecte. Com no és necessari anar de l’1 al 10, podem puntuar les activitats del projecte d’1 a 5, sent les del 5 les més importants i les de l’1 les que pots delegar o deixar per a més tard.
3. Automatitza el que puguis
La millor forma que tens de guanyar temps en el teu dia a dia és utilitzar eines que et permetin automatitzar tasques i oblidar-te d’elles.
Per exemple, si busques facilitar el control de presència laboral, potser t’interessa algun programari de registre laboral que permeti als propis empleats controlar les seves entrades i sortides. a3gestió del temps et permet complir amb l’obligació legal de registrar la jornada dels teus treballadors, a més de millorar la productivitat de la teva empresa.
4. Evita posposar les coses
Quan ens trobem en ple treball, a vegades, podem trobar-nos amb tasques que busquem evitar costi el que costi. Ja sigui perquè ens avorreixen o perquè no sabem enfocar-les, tendim a abandonar-les fins que sigui necessari completar el treball. Al final, aquest problema resulta en una pèrdua dels recursos de les activitats.
Sé que és una tasca difícil, però el millor que pots fer en aquests casos és fer aquest treball que evites el primer.
5. Marca límits de temps
Si estableixes un termini de temps limitat per a una tasca et tornes més productiu. Eines com a3gestión del tiempo et permeten establir un període de temps límit per a fer les teves tasques.
6. Perfeccionisme no és el nostre objectiu
El perfeccionisme no és bo. Estar embardissat massa temps en una tasca redueix la teva productivitat i et torna ineficient. Al cap i a la fi, què és perfecció? Si t’és difícil definir-la, imagina’t buscar-la.
7. Mira en què gastes el temps
La virtut per a una bona gestió del temps resideix a saber quant gastes en les activitats que fas durant el teu dia a dia. No només en el treball, és important saber quant temps gastaràs a comprar el pa, beure cafè… Així et faràs una impressió del que trigaràs a fer les teves tasques laborals.
8. Descansa i fes que descansin
El teu cos i la teva ment necessiten relaxar-se. Aixeca’t de la cadira cada hora per a aconseguir millors resultats en el teu treball.
Si el teu és la direcció del projecte, és recomanable conèixer si els intervals de descans dels teus empleats són correctes i equilibrats. El registre de la jornada laboral és adequat per a conèixer quant descansen els teus empleats. El sistema de registre a3gestión del tiempo permet que l’empresa sigui productiva alhora que evita sobrecarregar als empleats.
9. Trackeja el temps i els teus progressos
Si vols millorar la teva gestió del temps, el millor és que mesuris quant trigues a fer cada cosa. El cronòmetre del mòbil o un rellotge són útils per a això.
10. La multitasca no et beneficia
Tria una tasca i centra’t només en ella. Quan elimines la multitasca i et centres en una sola activitat aconsegueixes millorar la productivitat i el rendiment.
11. Delega en els teus companys
És important distribuir les càrregues de treball entre els treballadors per a no sobresaturar-los. No cal deixar-li-ho tot al becari.
a3gestión del tiempo és una eina de registre laboral que permet fer aquesta tasca de forma automàtica, a més de controlar els temps de cada empleat.
Esperem haver contestat totes les teves preguntes sobre la gestió del temps i planificació de tasques. T’ha servit d’ajuda aquest post?