Garantir la seguretat de les nostres dades mitjançant l’ERP
Totes les empreses – grans o petites, públiques o privades – treballen amb documents que contenen tota la informació i el coneixement del negoci. Gestionar aquesta documentació de manera adequada, més enllà del compliment amb les exigències legals, pot tenir un impacte molt positiu al compte de resultats, i la gestió correcta esdevé una clau fonamental per a la supervivència i el creixement de les organitzacions.
Quant de temps malgastem cercant documents? Quant d’espai total ocupen aquests documents que conservem en paper i quin cost ens suposa aquest espai? Quantes vegades hem hagut de refer un document del tot perquè no l’hem trobat després de nombrosos intents?
Les empreses no són sempre conscients dels costs que assumeixen, en temps i diners, per no disposar de l’ajuda d’una solució de gestió documental: fan servir els seus recursos de manera improductiva, augmenta el consum de paper, amb la qual cosa es contamina i es gasta molt més, es desaprofita espai físic d’oficina o magatzem per desar uns documents que no sempre cal custodiar físicament, es presenten nombroses dificultats per compartir la informació, classificar-la i, de vegades, fins i tot per trobar allò que s’està cercant… Al capdavall, un sistema de gestió documental assegura una informació organitzada i eficient i afavoreix la productivitat empresarial.
Ara bé, es troba la nostra informació fora de perill amb una solució de gestió documental? Podem garantir la seguretat de les nostres dades i, més important, de les dades dels nostres clients, amb una eina de gestió documental?
Algunes de les característiques dels sistemes de gestió documental, com ara la possibilitat de compartir-los, l’emmagatzematge al núvol o els modes col·laboratius, ens poden fer recelar de la fortalesa de la protecció de la informació i, per tant, de la seguretat de l’eina. És veritat que poques vegades es perdonarà una fuita d’informació, no només des del punt de vista legal, sinó que també podria afectar la reputació de l’empresa.
Una altra preocupació es troba a l’adaptació als nous sistemes de notificació telemàtica; la pèrdua d’aquestes notificacions, el retard a rebre-les o a enviar les nostres respostes a les diferents entitats de l’administració sovint comporta sancions que podem evitar amb facilitat mitjançant una digitalització que respongui a les nostres necessitats.
Avui dia, les nostres dades es troben més segures a una eina de gestió documental que físicament amb pany i clau. Un bon programa de gestió documental permet de classificar amb facilitat el nivell de seguretat de cada document i, a més, conserva un històric que permet de saber qui modifica, consulta o elimina quin fitxer concret, allò que en diem traçabilitat, una característica imprescindible per al compliment del RGPD, ni més ni menys. A més, la signatura digital proporciona una protecció especialment adient per garantir la no alteració dels documents.
Un cop superats els dubtes quant a les dades, ens rondarà una altra inquietud: la conservació del document mateix. “Com puc fiar-me d’un ordinador que es trenca, li entren virus… Els documents, en paper i ben guardats al meu armari, amb pany i clau”. Són alguns dels problemes informàtics que ens fan tanta por; avui dia s’ha demostrat que són totalment infundats. No hi ha cap raó per a no tenir automatitzada una còpia de seguretat diària. Un programari associat al núvol ens permetrà d’accedir a la informació des de qualsevol lloc i mitjançant qualsevol dispositiu; això evitarà que una fallada a algun d’ells o fins i tot a tota la xarxa acabi amb els documents.
Que no és prou garantia?