Conèixer (i evitar) els errors més freqüents a la gestió de la nòmina
Els errors a la gestió de les nòmines són més grans com més “artesanal” és la gestió. Els detalls fiscals i comptables que cal tenir en compte són nombrosos, a més dels canvis normatius que es fan al llarg del temps i la necessitat d’actualitzar les condicions laborals dels teus treballadors en diferents moments, en funció de cada cas. Aquests són els errors més comuns i t’expliquem per què l’ús d’eines de gestió de nòmines et pot ajudar a estalviar temps i diners, invertint-los en tasques més productives i estimulants: productivitat, motivació, compromís, marca d’ocupador…
Els 3 errors més freqüents a la gestió de les nòmines
Si vols millorar la teva gestió de la nòmina, et recomanem que evitis aquests errors freqüents:
- Treballar contra rellotge. Les presses provoquen errors. Per això sempre és positiu aprofitar èpoques més tranquil·les (per exemple, els períodes de vacances, com ara l’estiu) per preparar de manera massiva les nòmines. Atès que la majoria de la plantilla estarà descansant, tindràs més temps lliure per a donar sortida a les tasques més mecàniques. Ara bé, és més normal (i aconsellable) preparar els pagaments mes a mes, o no programar a massa mesos vista, perquè la situació del treballador pot canviar. Tant les nòmines com ara la preparació d’altes, actualització de la fitxa de dades laborals o liquidacions d’IRPF i Seguretat Social són tasques que convé dur a terme al començament de cada mes.
- Tornar a calcular nòmines que ja s’han pagat. Això mateix és aplicable a aquest punt. Tan bon punt es tanca la nòmina, les dades no es poden modificar, per la qual cosa tampoc no és aconsellable tornar a calcular les nòmines ja pagades. Si, per exemple, un treballador fa hores extraordinàries o té una baixa mèdica a mitjan mes, els canvis que hi hagi en aquesta nòmina ja tancada es faran i reflectiran a la nòmina del mes següent.
- Modificació de les dades laborals Un error molt freqüent és modificar les dades laborals de períodes que ja s’han pagat. És aconsellable no fer això, de manera que les modificacions que es vulguin fer es reflecteixin a les nòmines del mes següent com a ‘incidències del mes anterior’. Ens referim a canvis al conveni, incidències aperiòdiques, pagament d’hores extraordinàries, baixes mèdiques, bestretes o retencions judicials…
Per què contractar una solució per a la gestió de les nòmines?
La realitat és que la tendència dels darrers anys dins l’àmbit empresarial i dels recursos humans és optar bé per l’externalització de les nòmines o bé (més econòmic) per la contractació d’un programari de gestió de nòmines que alleugeri aquesta càrrega i elimini el marge d’error. D’aquesta manera es garanteix un càlcul exacte i l’actualització constant de les condicions laborals per tal de treure càrrega i incertesa als professionals dels recursos humans. La clau està a minimitzar el temps emprat en tasques administratives.
Una bona opció és una eina que permeti de gestionar d’una manera fàcil i intuïtiva la vida laboral dels treballadors, encara que pertanyin a centres de treball diferents. Que ens permeti d’automatitzar tasques recurrents i agilitzar els tràmits de gestió laboral.
Entre les opcions que podem trobar al mercat, la millor opció es trobarà a solucions al núvol, sense necessitat d’instal·lació ni manteniment, i que ens permeti d’accedir a la informació en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu.