El despatx sense paper és possible, és el moment de la digitalització.
La informació i les dades són la matèria primera de qualsevol assessoria o despatx professional i tenen una influència directa a les seves estratègies i presa de decisions. Per això, fa anys que les empreses arxiven tots els documents que generen i reben, tot i que saben que controlar-los i consultar-los no serà senzill si en fos necessari.
La possibilitat de millorar aquesta localització de la informació, reduir-ne l’espai i el cost d’emmagatzematge fa que la digitalització total dels documents i l’eliminació de tots els arxius impresos sigui un objectiu a assolir per a qualsevol despatx professional.
La digitalització de tota la documentació del despatx comporta de manera directa nombrosos beneficis:
- Optimització dels recursos.
- Estalvi de temps de consulta i resposta.
- Optimització dels procediments de treball.
- Augment de la productivitat.
- Reducció dels errors.
- Més control i seguretat de la informació.
És factible un despatx sense papers?
Aconseguir un despatx sense papers és un objectiu intel·ligent per a una assessoria, tot i que comporta canvis profunds i pot ser difícil d’assolir a curt termini. Tanmateix, cada vegada hi ha més eines que poden fer aquest procés de digitalització una mica àgil i suportable.
Malgrat el fet que ens centrem a reduir l’ús del paper a les oficines, també hem de tenir clar que només serà això, una reducció, i no una desaparició. Encara viurem durant un temps la coexistència del paper amb els nous formats digitals.
I és així com haurem de fer front a la digitalització; el nostre objectiu ha de ser la tendència a l’eliminació dels documents físics. No es tracta d’una obligació de l’eliminació total, sinó d’un canvi a la manera de treballar.
Cada despatx s’ha de plantejar quin és el nivell de digitalització que vol assolir i com durà a terme el procés tant de digitalització dels documents existents com de generació de documents nous.
Afortunadament, la digitalització de documents ja no consisteix a escanejar piles de papers, sinó que les eines han millorat i gràcies a la IA el processament d’aquestes dades és molt més senzill. Per exemple, disposem d’eines capaces d’interpretar i aprendre de manera intel·ligent el contingut de qualsevol factura escanejada i fins i tot de generar de manera directa els assentaments comptables.