Nuestro blog

El despatx sense paper és possible, és el moment de la digitalització.

despatx sense paper

El despatx sense paper és possible, és el moment de la digitalització.

La informació i les dades són la matèria primera de qualsevol assessoria o despatx professional i tenen una influència directa a les seves estratègies i presa de decisions. Per això, fa anys que les empreses arxiven tots els documents que generen i reben, tot i que saben que controlar-los i consultar-los no serà senzill si en fos necessari.

El despatx sense paper és possible, és el moment de la digitalització. 1

La possibilitat de millorar aquesta localització de la informació, reduir-ne l’espai i el cost d’emmagatzematge fa que la digitalització total dels documents i l’eliminació de tots els arxius impresos sigui un objectiu a assolir per a qualsevol despatx professional.

La digitalització de tota la documentació del despatx comporta de manera directa nombrosos beneficis:

  • Optimització dels recursos.
  • Estalvi de temps de consulta i resposta.
  • Optimització dels procediments de treball.
  • Augment de la productivitat.
  • Reducció dels errors.
  • Més control i seguretat de la informació.

És factible un despatx sense papers?

Aconseguir un despatx sense papers és un objectiu intel·ligent per a una assessoria, tot i que comporta canvis profunds i pot ser difícil d’assolir a curt termini. Tanmateix, cada vegada hi ha més eines que poden fer aquest procés de digitalització una mica àgil i suportable.

Malgrat el fet que ens centrem a reduir l’ús del paper a les oficines, també hem de tenir clar que només serà això, una reducció, i no una desaparició. Encara viurem durant un temps la coexistència del paper amb els nous formats digitals.

I és així com haurem de fer front a la digitalització; el nostre objectiu ha de ser la tendència a l’eliminació dels documents físics. No es tracta d’una obligació de l’eliminació total, sinó d’un canvi a la manera de treballar.

Cada despatx s’ha de plantejar quin és el nivell de digitalització que vol assolir i com durà a terme el procés tant de digitalització dels documents existents com de generació de documents nous.

Afortunadament, la digitalització de documents ja no consisteix a escanejar piles de papers, sinó que les eines han millorat i gràcies a la IA el processament d’aquestes dades és molt més senzill. Per exemple, disposem d’eines capaces d’interpretar i aprendre de manera intel·ligent el contingut de qualsevol factura escanejada i fins i tot de generar de manera directa els assentaments comptables.