Com implantar un ERP a la teva empresa
Un error freqüent a l’hora d’implantar un ERP a l’empresa és pensar que serà una responsabilitat del departament d’IT. La realitat és que la implantació d’un ERP a l’empresa suposa un canvi profund quant a organització i hem de tenir clar que afectarà a tota la nostra organització.
Abans de començar un procés d’implantació d’un ERP cal que fem un estudi minuciós de les nostres necessitats i recursos i, després, seguir les regles següents:
- Responsabilitat
La implantació d’un nou sistema de gestió ha de comptar amb un compromís absolut per part de la direcció de l’organització; la direcció és qui té la visió estratègica del negoci i qui millor ens pot oferir una visió global de les necessitats.
També caldrà establir un equip responsable del projecte que s’encarregui d’implicar totes les àrees de l’organització i les faci sentir part del procés de canvi i que, a més, segueixi’n l’evolució de prop. En aquest equip hauran de ser-hi membres de la direcció i el cap de projecte que hàgim designat.
El responsable del departament d’IT coordinarà les activitats relacionades amb les eines informàtiques i els usuaris finals. Aquest departament haurà de ser sempre un suport temporal i de recursos.
Els usuaris seran el darrer punt de responsabilitat de la implantació del nostre sistema, per la qual cosa haurem de comptar amb un equip que inclogui treballadors de tots els departaments implicats en la utilització de l’ERP. Esdevindran una baula molt important per a proporcionar informació específica sobre els processos empresarials al proveïdor, de manera que es pugui adaptar la solució al màxim.
- Planificació
Ens hem de prendre tot el temps que calgui per a realitzar una planificació intensiva; no per passar de seguida a la part pràctica serem més eficients. És crític identificar els processos que es veuran més afectats pel canvi i temporalitzar-los. Tota la tasca d’auditoria i estudi previ que farem ens ajudarà a controlar els costs i facilitarà la creació d’un calendari d’implantació el més realista possible.
- Establiment d’objectius
La implantació d’un ERP millora la productivitat de l’empresa des del primer moment i ofereix resultats tangibles, però això no vol dir que no hàgim d’establir objectius per a valorar l’èxit. Encara que sigui una tasca complexa, els objectius s’han d’establir al començament del projecte per poder mesurar d’aquesta manera el rendiment de la inversió realitzada.
Totes les parts implicades en el procés d’implantació han de saber exactament quines són les metes marcades i tenir-les sempre com a guia durant tot el procés.
- Capacitació
La implantació d’un ERP, tal com dèiem al començament de l’article, no vol dir només la instal·lació d’un software nou, sinó que suposa un nou plantejament dels processos de treball de totes les àrees de l’organització.
Durant el procés d’implantació els nostres treballadors hauran de fer servir una part del seu temps per l’adquisició de nous coneixements i aptituds relacionats amb l’ús de l’eina. És recomanable que la implantació d’un ERP no coincideixi amb cap gran projecte en curs.
Com millor es coneguin totes les funcionalitats de l’eina, més eficaç serà; no es tracta de fer unes jornades de formació prèvia tradicionals, sinó del suport diari als usuaris durant tot el procés d’implantació.