5 claus per gestionar les despeses d’una manera eficaç
El primer pas per gestionar les despeses d’una manera eficaç és conèixer quina mena de despeses tenim a la nostra empresa.
Sent exhaustius amb la classificació, les podríem dividir en 5 tipus:
- Despeses variables: són les que depenen de l’activitat de l’empresa. En funció de l’activitat que estem desenvolupant es generen o no aquestes despeses; per exemple, la compra de matèries primeres és una despesa habitual, però no pas constant, per la qual cosa és una despesa variable.
- Despeses fixes: són les que es mantenen encara que l’empresa no tingui beneficis. Aquestes despeses sempre hi són. Per exemple, lloguers, manteniments, tributs i impostos. A l’hora d’aplicar una política de reducció de despeses a l’empresa, els costs fixos seran els primers que haurem d’afrontar i provar de variabilitzar, per tal de donar flexibilitat a la nostra estructura de costs.
- Despeses mixtes: són les que combinen una part fixa amb una de variable.
- Despeses directes: són les despeses determinades per la producció dels béns o serveis als quals es dedica l’empresa.
- Despeses indirectes: no tenen una relació directa amb la producció, però hi són necessaris.
<<Hem d’assegurar-nos que el nostre sistema comptable estigui actualitzat i que centralitzi tota l’activitat de l’empresa>>
Un cop tinguem clar quins tipus de despeses tenim a la nostra empresa, les haurem de classificar per tenir-ne el control i avaluar a quines partides podem estalviar a l’elaboració del nostre pressupost.
És imprescindible que la informació comptable estigui actualitzada i mostri la realitat del negoci; les dades han de ser fiables perquè hom prengui les decisions en funció de la realitat de l’empresa.
5 claus per a la gestió de despeses:
- On és la despesa?
El primer pas és fer un estudi detallat de les despeses i la justificació. Caldrà fer aquest estudi a cadascun dels departaments de l’empresa per poder definir quines despeses són imprescindibles i quines en són de supèrflues.
- Quina part de la despesa està vinculada a la massa salarial?
És important disposar d’una bona definició dels llocs de treball per poder dur a terme una política retributiva basada en l’equitat.
- Hi ha una política de despeses?
Cal que hi hagi una política de despeses definida, i tots els treballadors l’han de conèixer. Han de tenir clar què estan autoritzats a pagar i els límits de les despeses, així com la documentació que hauran d’aportar per a la justificació.
- Estan assignades les despeses a partides comptables diferenciades?
Tots els treballadors, a més de conèixer la política general de despeses, han de saber a quina partida en corresponen les que hi generen, i comprovar que totes les accions de pagament van assignades a un concepte.
- Disposes d’una eina des de la qual controlar aquestes despeses?
L’opció més senzilla per portar un control correcte de les despeses és comptar amb una eina que permeti de descentralitzar-ne la gestió, on cada treballador pugui imputar les seves despeses a les partides corresponents, sense crear colls d’ampolla per a la gestió al departament d’administració.
Hi haurà despeses que es produiran de manera periòdica i d’altres puntuals, i haurem de poder distingir-les. Per fer-ho, caldrà fer un seguiment de les despeses per tal de periodificar les que no siguin constants de manera que ens hi anticipem, independentment de quan es faci el pagament.
Finalment, convé dotar una provisió quan hi hagi despeses generades al mateix exercici o a l’anterior, pèrdues o deutes de les quals en sabem l’import o el podem estimar amb facilitat. D’aquesta manera, ens assegurarem que quan hàgim de fer front a aquestes despeses tindrem prou recursos.
Elaborar un pressupost comporta anticipar-se, preveure despeses, ingressos, etc. A finals d’any hauràs de comparar com heu anat respecte de la planificació. Si no ho fas, no haurà servit de res.
Quan ho facis, sigues crític i extreu conclusions i aprenentatges per a l’any vinent.
Recorda que una bona planificació i disciplina a l’hora de complir amb el que s’ha establert és clau per treure el màxim profit dels recursos disponibles.