La comunicació interna, clau al desenvolupament dels RRHH
La comunicació interna neix com a resposta a les necessitats de les empreses de motivar l’equip i afavorir la retenció del talent; que l’equip que treballa a la nostra empresa estigui implicat i motivat amb la feina farà que els nostres resultats millorin.
Moltes empreses ignoren el fet que per ser competitives han de saber motivar el seu equip humà i retenir-hi els millors, i aquí és precisament on la comunicació interna esdevé una eina estratègica clau per donar resposta a aquestes necessitats i potenciar el sentiment de pertinença a l’empresa dels treballadors.
La primera cosa que ens hem de plantejar és la introducció del Pla de Comunicació Interna al nostre Pla Estratègic; no podem oblidar que si transmetem la nostra identitat correctament, construirem la imatge i la reputació que volem donar de nosaltres tant de manera interna (orgull de pertinença) com externa (legitimació per dur a terme la nostra activitat) i això té una repercussió directa al desenvolupament del negoci.
El Pla de Comunicació Interna ha d’incloure els quatre elements de la comunicació organitzativa:
- Informació, que inclou les normes i les dades de l’organització mateixa.
- Divulgació, on incloem les novetats i els elements generats per l’organització. Butlletins, publicacions, revistes…
- Formació i socialització, orientada a millorar el rendiment i el clima laboral a l’empresa. Hi inclou les activitats recreatives o les celebracions.
- Participació, un lloc on donar la paraula per tal que els treballadors també siguin part de la comunicació interna de l’empresa; motivar la seva participació activa farà que aportin iniciatives, suggeriments i propostes que caldrà analitzar amb deteniment, atès que procedeixen de qui millor coneix el nostre negoci.
Quines figures han d’implantar el Pla de Comunicació Interna a l’empresa?
L’equip directiu és el primer que ha d’apostar per la comunicació com a eina per al canvi i el creixement dins l’empresa.
El quadre intermedi és qui canalitza la informació diària i una font d’aprenentatge molt valuosa; el seu paper és molt important a la comunicació, i en molts casos el clima laboral en depèn de les habilitats socials i comunicatives. Un dels secrets per assolir una bona comunicació interna és tenir un quadre intermedi competent en aquesta matèria.
Malgrat la importància del quadre intermedi, aquest és només un canalitzador d’una proposta de comunicació aliena; la veritable responsabilitat sobre la gestió de la comunicació interna correspon als responsables de comunicació. Un bon líder de comunicació haurà de ser accessible a tots els membres de l’organització, sobretot a la direcció de l’empresa, i emetre missatges amb empatia, amb un gran coneixement de l’organització i lideratge.
Eines de comunicació interna:
- Comunicació interpersonal: és la comunicació més comuna i completa perquè, a més del llenguatge verbal hi inclou el no verbal, la qual cosa aporta molta informació addicional de manera instantània. És molt exigent pel que fa al temps, perquè implica que tots els participants es trobin al mateix moment i lloc, per la qual cosa cal complementar-la amb altres formes.
- Telèfon: és una eina de comunicació directa i propera, i ens permet conèixer la resposta del nostre interlocutor amb tota la informació que aporta la comunicació verbal.
- Videoconferència: permet d’establir comunicació verbal amb imatge, la qual cosa la col·loca gairebé al mateix nivell de la comunicació interpersonal, estalviant els costs que suposa l’organització de reunions amb assistents d’altres llocs i esdevenint cada cop més necessària amb la implantació del teletreball.
- Correu electrònic: el mètode de comunicació per excel·lència a les organitzacions avui dia. La comunicació és àgil i ens permet de compartir fitxers, així com poder mantenir informat per escrit tothom implicat d’una manera o d’una altra al tema que estem tractant. El risc més important és que esdevingui un lladre de temps o que el convertim en un gestor de tasques pel qual regim les prioritats.
- Xat: un mètode de comunicació cada cop més important que permet de mantenir converses àgils a les quals pugui participar tot l’equip. Hi ha proveïdors d’aquest servei que ofereixen compartir fitxers i cercadors potents per facilitar que es comparteixi tota mena d’informació per aquest mètode.
- Intranet: un lloc on tots els equips comparteixen i consulten la documentació generada per l’empresa. La utilització constant produeix un augment del flux d’informació mentre es redueix la quantitat de paper que s’utilitza.
- Portal de l’empleat: permet la comunicació interna amb el departament de Recursos Humans mitjançant diferents dispositius, de manera que es descentralitzen les sol·licituds al departament. Facilita les sol·licituds administratives de nòmines i documentació i afavoreix la planificació de vacances i permisos.
- Xarxes socials: LinkedIn, Twitter, Facebook i Instagram són mitjans per compartir informació bidireccional d’una manera propera i directa entre l’empresa i els treballadors, la qual cosa permet, a més, transmetre una imatge real de l’empresa i el seu funcionament a l’exterior.
- Blog corporatiu: una de les grans tendències arreu del món tot i que no gaire estesa al nostre país. Aporta un valor afegit a l’organització, que en comparteix els coneixements públicament, però encara planteja alguns dubtes sobre l’ús: Qui escriu? Ho fa dins o fora de l’horari laboral? Quin contingut volem que tingui exactament? Com el dinamitzem?
Podem promoure l’ús d’aquests i altres mètodes de comunicació interna sempre que ens centrem a fomentar la comunicació i la participació dels treballadors, perquè són els qui coneixen millor l’empresa i els qui més poden contribuir-ne al creixement.